Im Folgenden wollen wir euch halbwegs übersichtlich darstellen, welche Ansätze zur Spielrundenorganisation im Verein von den meisten Spielleitern gelebt werden oder sich in der Vergangenheit als überdurchschnittlich zielführend erwiesen haben. Wenn ihr für eure Runden andere, funktionierende Herangehensweisen gefunden habt, gibt es so gesehen keinen Grund etwas daran zu ändern. Ebenso können sich in einem anderen Umfeld andere Umgangsformen etabliert haben.
Die Rolle der Spielleitung
Die meisten Spielleiter im Verein sehen die Verantwortung für die Organisation einer Runde bei sich. Dementsprechend liegt es an der Spielleitung die Form der Organisation der Runde so zu wählen, dass sie funktioniert. Sollte die Terminfindung einer Runde schwierig werden, liegt es also erst mal an der Spielleitung die Organisation dementsprechend anzupassen, auf die Spieler einzuwirken oder durch Austausch von Spielern die Situation zu verbessern.
Wie weit ihr dabei gehen wollt und wie viel Unzulänglichkeit auf Seiten der Spieler durch euch ausgeglichen werden soll, ist euch überlassen.
Ganz grundsätzlich liegt es in eurem Interesse, im Interesse des Vereins und im Interesse der Spieler, dass Spieltermine stattfinden, dies sollte dementsprechend auch eurer übergeordnetes Ziel sein, und wolltet ihr euren Erfolg als Spielleiter an irgend einer Messgröße festmachen wollen, wäre die Zahl der stattgefundenen Spielabende sicher einer von mehreren möglichen brauchbaren Ansätzen.
Ausschreiben von Spielrunden
Im Wesentlichen ist im Spielrundenforum des Discordservers unter „Hinweise und Hilfreiches“ alles ausführlichst beschrieben, darum an dieser Stelle nur kurz die trotzdem noch am häufigsten auftretenden Fehler:
- Tags nicht gesetzt/nicht aktuell: Achtet auf die richtigen Tags. Spieler orientieren sich daran. Löscht den „Suche Spieler“-Tag zeitnah, wenn eure Runde voll ist.
- Stellt relevante Informationen kompakt aber vollständig dar. Schreibt rein zu welcher Tageszeit ihr spielen wollt aber spart euch blockweise Absätze über Spielwelt und Gameplay.
- Schreibt eure Runde so früh wie möglich aus, aber nicht mehr als anderthalb Monate vor dem geplanten Termin.
- Wenn ihr einen Termin habt, macht möglichst zeitnah einen Kalendereintrag im Forum um das Vereinsheim für euch zu reservieren.
Generell solltet ihr als Spielleiter eure Vorstellungen an die Runde möglichst klar kommunizieren. Unnötige Variabilität schafft oft Probleme. Dinge wie „Wochentag könnt ihr euch aussuchen, ich kann eigentlich immer“ funktionieren erfahrungsgemäß nicht bei offen ausgeschriebenen Runden. In einer Runde bei der nur Freunde des Spielleiters mitspielen, kann das natürlich anders aussehen.
Spielersuche
Ganz grundsätzlich ist es nie ein Fehler, bei irgend einer neu auszuschreibenden Runde vorab den Ausschuss Pen&Paper und/oder den Ausschuss Vereinsentwicklung zu informieren. Beide haben einen guten Überblick über Interessenten am Verein oder Mitglieder die nicht regelmäßig Discord nutzen. Ihr könnt auch konkretere Vorstellungen äußern, die Ausschüsse helfen euch gerne, entsprechende Positionen in den Runden passend zu besetzen.
Nutzt in jedem Fall die Erwähnenfunktion, pingt die Spieler also mittels „@P&P Suche Runde“ direkt an. Keine Panik, falls sich die Runde nicht schnell füllen sollte. Der Ausschuss hat alle ausgeschriebenen Runden auf dem Schirm und arbeitet normalerweise im Hintergrund daran, freie Rundenplätze im Verein zu besetzen. Sofern nicht wenigstens eine Woche vergangen ist brauch ihr erst mal nicht aktiv werden. Das beinhaltet auch die erneute Verwendung der Erwähnenfunktion.
Organisation von Nachfolgeterminen
Nutzt wie bei der Ausschreibung ein sinnvolles Zeitfenster. Stellt Termine zur Wahl, die mindestens drei Wochen in der Zukunft, aber in der Regel nicht nach Ende des Folgemonats liegen sollten. Kurzfristiger ist bei vielen Mitglieder kaum machbar, plant ihr Termine weiter in der Zukunft lauft ihr Gefahr, dass wichtigere, mittelfristig angesetzte Termine dazwischen kommen (Geburtstage, Taufen, Kurzulraube, Dienstreisen). Drei bis sieben Wochen haben sich bei Wochenendterminen als praktikabel erwiesen. Bei Terminen unter der Woche kann man normal mit kürzeren Vorlaufzeiten kalkulieren.
Nutzt sinnvoll gestaltete Umfragen im Discord. Auch wenn es nicht „die richtige Form der Terminumfrage“ gibt, hier ist sie:
- Schreibt einen Beitrag der das fragliche Datum beinhaltet, reagiert auf diesen Beitrag mit den Emoji-Reaktionen „grüner Haken“, „gelber Kreis“ und „rotes X“. Wiederholt das für jeden Termin den ihr vorschlagen wollt.
- Die Option „vielleicht“ ist in der Regel eher sinnvoll. Spieler neigen dazu nicht abzustimmen wenn sie sich nicht sicher sind, was die Terminfindung in die Länge zieht.
- Die farbliche Unterscheidung macht euch den Überblick leichter als beispielweise „Daumen hoch“ und „Daumen runter“
- Externe Terminfindungsportale funktionieren zwar, sind in der Regel sogar noch übersichtlicher, einen externen Link zu klicken stellt für Spieler aber teilweise eine Hürde dar oder einen Grund irgendwann später abzustimmen. Verzichtet ihr darauf, tut ihr euch wahrscheinlich selbst einen Gefallen.
- Ja, es gibt eine Umfragefunktion in Discord. Diese bietet aber nicht die Option „Vielleicht“ an und braucht einen Klick mehr um zu erfahren, wer, wie abgestimmt hat.
Das richtige Zeitfenster kann auch entscheidend sein wenn die Umfrage läuft.
- Es ist wichtig, dass die Terminfindung nicht zu lange dauert. Vergehen mehr als nur ein paar Tage, lauft ihr Gefahr, dass die Bedingungen bei Spielern, die früh abgestimmt haben, schon wieder anders sind.
- Um die Zeitdauer in der eine Terminfindung läuft, so kompakt wie möglich zu halten, beginnt schon nach wenigen Tagen bei Spielern die nicht abgestimmt haben, persönlich nachzuhalten, mindestens durch persönliches Erwähnen in Discord, aber auch eine Nachricht per Messenger, im Notfall auch ein Telefonanruf können einen großen Unterschied machen.
Ist die Terminumfrage mit einem Ergebnis zu Ende gegangen, kommuniziert nochmal eindeutig, schriftlich und vollständig was das Ergebnis ist: „Wir spielen also am 31.02., Freitagabend, um 20:15 im Vereinsheim“
Damit habt ihr es jetzt. Richtig? Falsch! Es ist nervig aber erinnert eure Spieler aktiv an den Termin. Schickt in einem Zeitfenster zwischen 5 und 10 Tagen im Voraus mindestens einen Reminder zuzüglich einem einige Stunden vor dem Termin. Bei bekanntlich unzuverlässigen Spielern, lasst euch bei diesen Remindern eine Rückmeldung geben.
Eine Garantie, dass alles klappt, gibt es natürlich nicht, aber jetzt habt ihr zumindest das getan, was ihr konntet.
